Beschaffungsorganisationsmanager:in (BOM) (m/w/d)

St. Ingbert, Germany

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Über das CISPA

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz- Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas.

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Wir suchen Verstärkung in unserer Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Sie werden alles Nötige organisieren, um eine Vielzahl von Prozessen (rund um alle Mitarbeitenden der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle, die Abteilungsleitung sowie interdisziplinär Beteiligte) in Wirkung zu bringen, zu pflegen und entsprechend zu koordinieren.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet:

Selbständige und eigenverantwortliche Umsetzung der einschlägigen Berichtswesen in der Abteilung. Insbesondere selbständige Erstellung von komplexen Zahlen, Daten, Fakten für die Abteilungsleitung, selbständige Erstellung von Quartals- und Jahresabschlussberichten
Selbständige Erledigung von anfallenden Prozessänderungen
Eigenverantwortliche Beantwortung von Anfragen rund um die Vielzahl der Prozesse innerhalb der Abteilung
Fachspezifische Büroorganisation (u.a. fachspezifische Vor- und Nachbereitung von Terminen), Prozessdokumentationen mit expliziter vergaberechtlicher Ausprägung. Organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen
Pflege sämtlicher Datenschnittstellen zu Drittsystemen (VMS, CMS, SAP, OTRS, Veenion als dezentrale Einkaufsplattform, XSuite zur Rechnungsfreigabe etc.)
Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung
Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Organisationsverantwortung
kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit
Prozessuales Denken und die Fähigkeit, zu antizipieren
Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung
Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten
Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz
Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein sehr ausgeprägtes Organisationstalent
Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, sowie Teamgeist und Eigeninitiative
Belastbarkeit und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten

Was wir bieten:

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit feste Bestandteile unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Vergütung abhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 8
Die Stelle ist unbefristet
Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
Flexible Arbeitszeiten
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
Jobticket
Soziale und teambildende Aktivitäten
Betriebliches Gesundheitsmanagement

Application Process

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität.

Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden.

Wenn Sie Interesse an einer Tätigkeit am CISPA haben, klicken Sie auf „Jetzt bewerben“ und laden Ihre Unterlagen im PDF-Format hoch.

Bewerbungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden.

Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQ.

CISPA Helmholtz Center for Information Security is a German national Science Institution within the Helmholtz Association and provides a unique work environment that offers the advantage of a university department and a research laboratory alike. CISPA's mission is to rethink the digitized world of the future from the ground on up an make it safer through innovative cutting-edge research. CISPA is committed to the highest international academic standards. We offer a world-class research environment that grants extensive resources to a wide range of researchers and constitutes an attractive destination for the best talents and scientists from all countries. CISPA provides a highly international and diverse working environment, currently hosting researchers of over 40 nationalities.

CISPA headquarter is located in Saarbrücken, in the tri-border area of Germany, France and Luxembourg. The CISPA campus is located close to Saarland University, known for its excellence in Computer Science & Cybersecurity programs; the Max Planck Institute for Informatics and the Max Planck Institute for Software Systems; the German Research Center for Artificial Intelligence (DFKI); and more.

For more information about CISPA, see https://cispa.de/en

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