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Mitarbeiter:in in der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle (m/w/d)

St. Ingbert, Germany

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Über das CISPA

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz- Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt.  CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas. 

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.



Ihr zukünftiges Aufgabengebiet: 

Umsetzung unserer Beschaffungsrichtlinien / des geltenden Vergaberechts - Verantwortlichkeit für die Einhaltung unserer Geschäftsprozesse. Durchführung von Beschaffungen / nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren

Dazu zählen insbesondere:

  • Durchführung von Direktaufträgen, inkl. Recherche, Beschaffung, Abwicklung und Dokumentation
  • Durchführung von EU-weiten Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich
  • Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, wie z. B. dem Vertragsmanagement und der Erstellung von zahlungsbegründeten Unterlagen sowie Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
  • Erstellen von Leistungsverzeichnissen und -beschreibungen unter Einhaltung der vergaberechtlich relevanten Vorschriften. Dies umfasst u. a. die Bedienung des Vergabemanagementsystems (VMS), die Erstellung und Bearbeitung von importfähigen Vorlagen für das VMS. Korrespondenz mit sämtlichen Bedarfsträgern bis zu Vergabereife und darüber hinaus, Beachtung sämtlicher vergaberelevanter Vorschriften.
  • Angebotseinholung, Angebotsanalysen, Korrespondenz Bedarfsträger. Die Vergabevermerke sind vergaberechtlich belastbar zu erstellen. Die Marktanalyse bedarf großer Sorgfalt, sie ist jedem Verfahren vorgelagert durchzuführen. Marktbetrachtung und Bedarfsplanung unter Berücksichtigung der gemeldeten Bedarfe
  • Durchführung von Verhandlungsvergaben, Beschränkten und öffentlichen Ausschreibungen im Liefer- und Dienstleistungsbereich, unterschwellig.
  • Erstellung von umfangreichen, vergaberechtlich belastbaren Unterlagen für alle unterschwelligen Vergabeverfahren. Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, Losaufteilungen, Gewichtungen, und Bewertungsmatrizen. Einspielen ins VMS.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil: 

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbare Ausbildung  
  • Idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Bereich öffentlicher Vergaben (Vergabestelle)
  • Mehrjährige Erfahrung mit der Durchführung von EU-weiten Vergabeverfahren
  • Idealerweise sehr gute Kenntnisse im Vergaberecht (GWB, VgV, VOB und UVgO), Ausführungsbestimmungen und die Bereitschaft, diese Kenntnisse turnusgemäß zu erweitern
  • Teamgeist und ein hohes Maß an Loyalität und Neutralität in der Aufgabenwahrnehmung
  • Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit
  • Grundsätzlich ein hohes Maß an Lernbereitschaft und die Fähigkeit, sich schnell in neue, komplexe Aufgabengebiete einzuarbeiten
  • Kommunikationsfähigkeit, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz
  • Belastbarkeit und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten
  • Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Schulenglisch und die Bereitschaft, die Englischkenntnisse zu erweitern

Was wir bieten:

  • Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
  • Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik.  Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
  • Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Entgeltgruppe E9c
  • Die Stelle ist unbefristet
  • Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
  • Jobticket
  • Soziale und teambildende Aktivitäten
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement


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